Vos collaborateurs sortent leur smartphone au début, à la pause et à la fin de leur travail et scannent un QRCode.
Vos collaborateurs transmettent ce que l'on appelle des horodateurs à partir de l'application pour collaborateurs. Il est également possible de transmettre des données géographiques et, en option, des documents (p. ex. justificatifs de frais).
Des propositions de données de travail, des indications de frais, des indemnités kilométriques ou des justificatifs photographiés peuvent être transmis depuis l'application pour collaborateurs ou depuis le bureau.
L’enregistrement des entrées et des sorties est simplifié. À vous de choisir si vous souhaitez regrouper les codes QR à un seul endroit ou en plusieurs endroits. En arrivant au travail, vos collaborateurs doivent juste saisir leur téléphone, ouvrir l’application Staffcloud et photographier le code QR. Ils doivent en faire de même lors de la pause et à la fin de la journée de travail.
Recevez les horodatages incluant les données de localisation de vos collaborateurs et débarrassez-vous des feuilles de présence. Même les collaborateurs travaillant dans un service externe en bénéficient : il leur suffit de lancer l’application dès le début du travail et de transmettre l’horodatage.
Les données de géolocalisation sont également transmises avec les données de temps ; à condition toutefois que le collaborateur donne son accord (RGPD). En tant que responsable, vous pouvez limiter cela en mettant en place des règles spécifiques dans le temps, de sorte que vos collaborateurs puissent saisir les heures de travail uniquement lorsqu’ils sont au travail.
Cette forme de saisie du temps de travail est souvent utilisée par les collaborateurs du service externe, notamment les promoteurs.
Au mètre près
Vous définissez vous-même les règles de la saisie des temps en fonction du lieu. Par exemple, les employés ne peuvent pointer à l'aide de l'application que lorsqu'ils sont arrivés dans l'entreprise et qu'ils se sont connectés au réseau WLAN de l'entreprise.
Les rapports de travail et les feuilles de présence pénibles, transmis par courrier postal ou par e-mail ne sont désormais plus nécessaires. Ces mêmes données peuvent également être transmises par le biais de l’application des collaborateurs. Elles sont directement associées au projet correspondant et peuvent être utilisées pour le traitement des salaires.
Signatures numériques pour l'approbation des temps de travail
Le travail est fait, il ne reste plus au client qu'à approuver les feuilles de travail. Dites adieu à l'encombrement du papier ; il suffit d'inviter les clients à signer numériquement les heures de travail - un par un ou en groupe. Les deux parties recevront rapidement un PDF contenant les heures de travail approuvées dans leur boîte de réception.
Contrôlez les heures de travail transmises par vos collaborateurs. Vous pouvez les accepter, les modifier ou les refuser. Lors de l’envoi des suggestions, les collaborateurs sont également en mesure de vous envoyer des frais ou des photos de leur lieu de travail. Ces données sont alors directement prises en compte pour le traitement des données.