Met Staffcloud beschik je over drie methoden voor digitale tijdregistratie:
- Check-ins: Je medewerkers pakken aan het begin van de werkdag, bij pauzes en aan het einde van de werkdag hun smartphone en scannen een QR-code.
- Live Stamp: Je medewerkers sturen je vanuit de medewerker-app zogenoemde tijdstempels. Geogegevens kunnen eveneens worden doorgestuurd en optioneel ook documenten (bijv. kostenbewijzen).
- Overdracht van werkgegevens: Uit de medewerker-app of vanaf een desktop-pc kunnen voorstellen voor werkgegevens, kostengegevens, kilometergeld of gefotografeerde bewijsstukken worden doorgestuurd.
In- en uitchecken is eenvoudig. Hang op een of meer plaatsen een QR-code op. Je medewerkers pakken bij aankomst hun telefoon, openen de Staffcloud-app en maken een foto van de QR-code. Ze doen hetzelfde bij de pauze en aan het eind van de werkdag.
Laat je medewerkers tijdstempels met geogegevens versturen zodat je geen gegevens meer handmatig hoeft over te nemen van werkformulieren. Je buitendienstmedewerkers openen aan het begin van de werkdag de app en versturen de eerste tijdstempel.
Naast de verstuurde werktijden worden ook meteen de geogegevens meegestuurd, indien de medewerker hiervoor toestemming heeft gegeven (AVG). Als manager stel je voor deze vorm van tijdregistratie regels in, zodat je medewerkers alleen tijdstempels kunnen versturen wanneer ze daadwerkelijk aan het werk zijn.
Deze registratiemethode wordt vaak gebruikt door buitendienstmedewerkers. Dit zijn bijvoorbeeld promotiemedewerkers.
Lastige werkrapporten en -formulieren die per post of e-mail worden verstuurd, zijn niet meer noodzakelijk. Dezelfde gegevens kunnen ook vanuit de medewerker-app worden verstuurd. De gegevens komen dan direct bij het bijbehorende project terecht en kunnen worden gebruikt voor de loonverwerking.
Controleer de werktijden die je medewerkers hebben verstuurd. Je kunt de werktijden overnemen, wijzigen of afwijzen. Samen met de voorstellen kunnen je medewerkers ook de kosten en eventuele begeleidende foto's van de werkplek sturen. Deze gegevens worden dan gelijk opgenomen bij de loonverwerking