Wanneer je de werktijden voor een opdracht in de personeelsplanning wijzigt, ontvangen de betreffende medewerkers hierover per e-mail of pushmelding automatisch een bericht.

Staffcloud geeft een waarschuwing weer omdat de medewerker al voor een andere opdracht is ingedeeld. Je kunt dan zelf beslissen voor welk project je hem wilt indelen. Het systeem staat toe dat medewerkers voor meerdere opdrachten worden ingedeeld, maar geeft dan wel een waarschuwing weer.

Staffcloud beschikt standaard over een beschikbaarheidskalender. Wanneer een medewerker in een bepaalde periode niet kan worden ingezet, voert hij zijn afwezigheid in op de kalender. Hij wordt in die periode vervolgens niet voor opdrachten uitgenodigd. Je kunt de afwezigheid van de medewerker eventueel ook zelf invoeren.

Zodra je een nieuwe baan/opdracht toevoegt, worden de medewerkers daarover via de app en via automatische e-mails geïnformeerd. De medewerkers kunnen zich dan voor deze opdrachten aanmelden.

Dienstenplanners worden meestal gebruikt voor medewerkers met een vaste aanstelling. Het afdelingshoofd (de planner) deelt de medewerkers in diverse ploegen in en laat de medewerkers weten in welke ploeg ze zitten. De planner kan er daarbij vanuit gaan dat zijn medewerkers beschikbaar zijn.
Dat ligt heel anders bij klanten die Staffcloud gebruiken. Hierbij weet de planner van de meeste medewerkers niet of ze beschikbaar zijn en of ze überhaupt over de vereiste kwalificaties beschikken. Deze geheel andere situatie vraagt om een andere manier van plannen. Bij Staffcloud worden uit een pool medewerkers enkele uitgenodigd voor opdrachten. Wie tijd en zin heeft, meldt zich voor de opdracht aan en kan door de planner worden ingedeeld.