Veelgestelde vragen

Staffcloud verzamelt alle benodigde gegevens om een salarisadministratie te realiseren die conform alle wet- en regelgeving is. Daartoe behoren de werktijd, de uurlonen met alle bijbehorende extra’s, zoals nachttoeslagen, kilometervergoedingen, onkosten, bijzondere uitbetalingen en toeslagen voor feestdagen. 
De verzamelde gegevens kunnen vervolgens via een interface of de exportfunctie (XLS, CSV, JSON-bestand) worden doorgestuurd naar de software voor de salarisverwerking. Dit proces kost slechts enkele minuten.

Ja. Elke medewerker krijgt een salarisprofiel. Dit profiel kan op elk moment worden vervangen door een ander salarisprofiel, als dat beter aansluit bij een bepaalde opdracht.

Het sollicitatieproces bestaat uit twee fasen en helpt u om de gegevensstroom te beheren. U kunt het online sollicitatieformulier naar eigen wens vormgeven en vervolgens integreren in uw website. Daarnaast versnelt het sollicitatiemanagement voor sollicitatiegesprekken of castings het recruitmentproces.

Nee, u kunt per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks betalen. Contracten voor Staffcloud Pro en Enterprise worden echter standaard op jaarbasis afgesloten.   
 
Onze ervaring heeft ons geleerd dat klanten die ervoor kiezen om Staffcloud een jaar lang te gebruiken, op de lange termijn het beste in staat zijn om hun personeelsplanning te automatiseren. En aangezien het ons primaire doel is dat u langdurig succesvol bent, streven wij ernaar om een aanpak te stimuleren die op dit doel afgestemd is.

Nee, maar de tarieven van Staffcloud worden gebaseerd op het gebruik en de groei van uw bedrijf.   

Staffcloud houdt u continu op de hoogte van uw gebruik. Wanneer u uw limiet hebt bereikt, is het mogelijk om extra volume bij te boeken.

Voor klanten van Staffcloud Professional en Enterprise zit ondersteuning per e-mail en telefoon bij de abonnementskosten inbegrepen. 

De medewerkers van de klantenservice bij Staffcloud proberen om alle supportaanvragen binnen een werkdag te beantwoorden. Daarnaast biedt Staffcloud uitgebreidere individuele ondersteuning. Neem gerust hiervoor contact met ons op.

Staffcloud geeft een waarschuwing weer, omdat de medewerker al voor een andere opdracht is ingedeeld. U kunt dan zelf beslissen bij welk project u hem wilt indelen. Het systeem staat toe dat medewerkers voor meerdere opdrachten worden ingedeeld, maar geeft dan wel een waarschuwing weer. 

Staffcloud beschikt standaard over een beschikbaarheidskalender. Wanneer een medewerker in een bepaalde periode niet kan worden ingezet, voert hij zijn afwezigheid in in de kalender. Hij wordt in die periode dan niet uitgenodigd voor opdrachten. U kunt de afwezigheid van de medewerker eventueel ook zelf invoeren. 

Natuurlijk! U bepaalt onder andere welke gegevensvelden u nodig hebt voor uw medewerkers, en wij helpen u om deze velden correct te configureren. 
 
Bovendien helpen wij u om uw bestaande processen optimaal weer te geven in Staffcloud en deze te koppelen aan mogelijke interfaces. 

Wanneer u in de personeelsplanning de werktijden voor een opdracht wijzigt, ontvangen de betreffende medewerkers per e-mail of via een pushmelding automatisch bericht hierover.

Niet per se. U kunt direct met onze gratis versie starten. Wij raden echter de meeste nieuwe klanten onze gestructureerde onboarding aan, zodat de overstap naar de personeelsplanning vanaf het begin lukt.

Uit ervaring weten wij dat de eerste weken en maanden cruciaal zijn voor een geslaagde introductie van Staffcloud. Wij ondersteunen u zeer intensief bij deze introductie en u ontvangt daarbij professionele support bij de implementatie van uw processen.

Het gaat erom de planningsprocessen binnen uw bedrijf aanzienlijk te optimaliseren en te automatiseren. Dat is het snelst te realiseren met het trainingsprogramma van Staffcloud en met onze adviseurs, die u persoonlijk ondersteunen. 

Ja. Wettelijke vereisten met betrekking tot werktijden en werkvormen zijn vaak een enorme uitdaging voor bedrijven.

Automatische waarschuwingen zorgen ervoor dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Zo kunnen onder andere tijdelijke medewerkers (bijv. 70 dagen per jaar) en medewerkers die incidenteel werken (€ 538,00 per maand), eenvoudig zo lang worden ingezet als wettelijk toegestaan is.

Ja, overal waar u over een internetverbinding beschikt. Uw medewerkers kunnen met de gratis app (iOS en Android) te allen tijde mobiel een overzicht krijgen van de aangeboden opdrachten en zich ervoor aanmelden.

De minimale looptijd van een contract bedraagt een jaar. De contracten eindigen na afloop van de looptijd en hoeven niet te worden opgezegd. Als u een contract voor meer dan een jaar met ons wilt sluiten, kunt u contact met ons opnemen, zodat wij u verder kunnen helpen.

Staffcloud biedt u meerdere mogelijkheden om de werktijden van uw medewerkers te registreren:

• Check-ins: Uw medewerkers halen aan het begin van hun werkzaamheden, in de pauze en aan het einde van het werk hun smartphone tevoorschijn en scannen een QR-code.
• Live Stamp: Uw medewerkers sturen via de medewerkersapp zogenoemde tijdstempels naar u door (bijv. Start, pauze, einde). Geo- en tijdgegevens worden doorgestuurd.
• Voorstellen betreffende werkgegevens: Via de app of een desktop-pc kunnen medewerkers hun werkgegevens doorsturen. 
• Teamleadersapp: Uw leidinggevende stuurt ter plekke de tijdregistratie digitaal via zijn/haar mobiele telefoon door.
• Handmatige registratie: Voer handmatig geregistreerde werktijden in in Staffcloud. 

Zodra u een nieuwe vacature/opdracht plaatst, worden de medewerkers via de app (pushbericht) en via automatische e-mails daarover geïnformeerd. De medewerkers kunnen zich nu voor deze opdrachten aanmelden c.q. solliciteren. 

• Doorsturen van de voorstellen betreffende werkgegevens: Promotie, NGO, gezondheidszorg, detailhandel, facilitaire dienstverlening, beveiligingsbedrijve
• Live-stamps: Promotie, detailhandel
• QR-code scannen: Stadions, evenementenlocaties, beurzen, hotels, catering, gezondheidszorg, detailhandel

Ja. Ongeacht welke manier van tijdregistratie u hebt gekozen, u hebt als administrator altijd het laatste woord en kunt werktijden aanpassen of accepteren. Pas wanneer u de werktijden hebt goedgekeurd, kunnen deze niet meer worden gewijzigd.  De gegevens worden vervolgens gebruikt voor de salarisverwerking. 

Nee. Zodra de medewerker de gegevens heeft ingevoerd, kan hij deze bevestigen en versturen. Daarna kan de medewerker de gegevens niet meer wijzigen.

Ja, u kunt voor uw Staffcloud-oplossing de modules selecteren die het meest geschikt zijn voor uw branche.

Ja, dat gebeurt met automatische meldingen. U kunt deze zelf configureren.

U kunt zelf configureren vanaf wanneer een medewerker kan in- en uitchecken. Wanneer u geen gebruikmaakt van deze instelling, hebt u altijd nog de mogelijkheid om de verstuurde werktijden aan te passen.

Ja. Staffcloud beschikt over een generieke interface met de mogelijkheid om werktijden te importeren. Voor gedetailleerde informatie kunt u terecht bij onze ontwikkelingsafdeling. 

Voor alle bedrijven en organisatie die medewerkers op basis van een uurloon in dienst nemen en daarbij gebruikmaken van een eigen pool. Sommige noemen dat een flexpool, andere een pool van tijdelijke medewerkers of oproepmedewerkers. 
 
Dit kunnen bedrijven zijn in de branches personeelsdiensten, catering, hotels, promotie, gezondheidszorg, reiniging en onderhoud, bouw, beveiliging en luchthavens en ook veerdiensten, stadions of callcenters.

Ploegenplanners worden meestal gebruikt voor vaste medewerkers. Het afdelingshoofd (planner) deelt de medewerkers in diverse ploegen in en laat de medewerkers weten in welke ploeg ze zitten. Bij deze procedure weet de planner wanneer zijn medewerkers beschikbaar zijn. 
 
Dat ligt heel anders bij klanten die Staffcloud gebruiken. Hierbij weet de planner van de meeste medewerkers niet of ze beschikbaar zijn en of ze überhaupt over de vereiste kwalificaties beschikken. 
 
Deze geheel andere uitgangssituatie vraagt om een andere manier van plannen. Bij Staffcloud worden enkele personen uit een medewerkerspool uitgenodigd voor opdrachten. Wie tijd, meldt zich aan voor de opdracht en kan door de planner worden ingedeeld. 

Staffcloud maakt gebruik van een andere methode. In principe gaat het systeem ervan uit dat de medewerker beschikbaar is. Als de medewerker door u wordt uitgenodigd voor een opdracht en als hij tijd en zin heeft, solliciteert hij voor deze opdracht. U kunt hem dan indelen. Deze methode bespaart bewerkelijke Excellijsten, waarin de voortdurende veranderende beschikbaarheid moet worden ingevoerd.  Staffcloud werkt als een interne marktplaats voor vacatures. Deze methode versnelt uw personeelsplanning, want als er voor een vacature voldoende personeel is ingedeeld, kunt u haar sluiten voor andere sollicitaties. 
Wie zich een of twee weken te laat aanmeldt voor een opdracht, zal voortaan sneller reageren op vacatures.

De software van Staffcloud voor de personeelsplanning wordt gekenmerkt door een zeer flexibele planningsmethode – vooral als het gaat om het inplannen van flexibele medewerkers. De software biedt krachtige functies voor het plannen en beheren van medewerkers.  Het maakt ook eenvoudige integratie in bestaande systemen en uitgebreide rapportagefuncties mogelijk om de personeelsprocessen te optimaliseren.

Er is een gratis versie waarmee u maximaal 300 opdrachten kunt inplannen. 

Hier kunt u zich gratis registreren

Met personeelsplanning wordt het proces bedoeld waarmee een bedrijf of organisatie de medewerkers en hoe ze worden ingezet, inplant om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Dit proces omvat het vastleggen van werktijden, ploegendiensten, vrije dagen en andere aspecten van de personeelsplanning. Het belangrijkste doel van de personeelsplanning is om voor meer efficiëntie te zorgen, de arbeidskosten te optimaliseren en te waarborgen dat de arbeidskrachten aan de operationele vereisten voldoen. Moderne softwareoplossingen, zoals Staffcloud, helpen bedrijven en organisaties om dit proces efficiënter en nauwkeuriger vorm te geven.

De personeelsplanning omvat de toewijzing van werktijden, ploegendiensten en taken, en ook vakantie en afwezigheid van medewerkers worden meegenomen. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met wettelijke vereisten, budgetspecificaties en de benodigde middelen.  Moderne software voor de personeelsplanning, zoals Staffcloud, helpt bedrijven en organisaties om deze informatie efficiënt te beheren en het werkproces te optimaliseren.

Een optimale personeelsplanning begint met het nauwkeurig vastleggen van de werkvereisten en het werkvolume. Vervolgens wordt er rekening gehouden met de kwalificaties en beschikbaarheid van medewerkers om ze effectief aan taken en projecten toe te wijzen. Daarbij worden de wettelijke voorschriften en budgetlimieten in acht genomen. Software voor de personeelsplanning kan helpen om dit proces te automatiseren en  te optimaliseren en daarnaast kosten te besparen.

Software voor personeelsdienstverleners wordt gebruikt om werkprocessen binnen bedrijven die personeelsdiensten aanbieden, te optimaliseren. Het beheert de gegevens van sollicitanten en vergemakkelijkt de koppeling van gekwalificeerde sollicitanten aan vacatures. Bovendien ondersteunt de software het beheer van klantenrelaties en maakt het een efficiënte personeelsplanning bij het detacheren van personeel mogelijk. De software zorgt voor naleving van de wettelijke vereisten en biedt mogelijkheden om de bedrijfsprocessen te analyseren en te optimaliseren.

Een flexibele personeelsplanning maakt het mogelijk om ploegendiensten en taken snel aan te passen, om snel te kunnen reageren op nieuwe eisen. Het is daarbij handig om back-upplannen en reservemedewerkers achter de hand te hebben om uitval op te vangen. Het langdurig omgaan met onvoorziene gebeurtenissen kan worden verbeterd door incidenten goed te documenteren en ervan te leren.

Om voor een optimale werkverdeling te zorgen, moet u de behoefte aan arbeidskrachten analyseren, letten op een eerlijke ploegendienstrotatie en rustpauzes inplannen. Maak gebruik van flexibele werktijden en moderne technologie.  Software voor de personeelsplanning, zoals Staffcloud, kan daarbij helpen om het werk efficiënt te verdelen. Regelmatige feedback van medewerkers en een voortdurende controle van werkroosters kunnen ook cruciaal zijn om een gelijkmatige verdeling te garanderen en de tevredenheid van werknemers te verhogen.

Effectieve communicatie rond de personeelsplanning naar de medewerkers toe vereist duidelijke en tijdige berichten, die idealiter digitaal via mobiele apps worden verstuurd. Staffcloud biedt daarvoor een ploegenplanningsapp. Individuele berichten en feedbackmogelijkheden zorgen voor duidelijkheid en tevredenheid onder medewerkers. Een open communicatiecultuur en regelmatige trainingen zijn ook belangrijk om een efficiënt gebruik van de communicatiemiddelen te garanderen. 

Snelle communicatie met het team is cruciaal om onmiddellijk wijzigingen bekend te maken. Zo wordt het effect van onvoorziene gebeurtenissen op de personeelsplanning tot een minimum beperkt. Bovendien maakt een flexibele personeelsplanning het mogelijk om ploegendiensten en opdrachten snel aan te passen. Een medewerkerspool helpt om uitval op te vangen.