Kanton Thurgau

Seulement 48 heures. Au printemps 2020, Staffcloud a eu exactement un week-end pour mettre en place, pour le canton de Thurgovie, une plateforme permettant de coordonner d'abord 1.000, puis 3.000 auxiliaires dans leur intervention contre Covid-19.

Wie managet man 3000 Helfer in der Corona Krise NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

En mars 2020, il fallait faire vite. La pandémie était définitivement arrivée en Europe et dans le canton de Thurgovie, en Suisse, on se préparait également à des milliers de cas de Corona. Les responsables étaient conscients qu'en cas de crise, ils auraient besoin de personnel supplémentaire et flexible dans le secteur de la santé, qu'il s'agisse de bénévoles ou de personnes rémunérées. Reto Schubnell, chef de projet à l'état-major cantonal de conduite, et son équipe ont lancé un appel aux volontaires et, trois jours plus tard, plus de 1.000 personnes s'étaient déjà manifestées.

Les bons partenaires se sont trouvés

Le canton ne s'attendait pas à une telle affluence en si peu de temps et Schubnell a réalisé que la coordination de ces personnes "fonctionnerait probablement mal avec Excel" et qu'un soutien professionnel était nécessaire. L'équipe a donc recherché le logiciel le plus approprié et, au bout de quelques jours seulement, un accord a été trouvé avec Staffcloud. Un vendredi soir, ils ont reçu l'accord et dès le lundi matin, le logiciel et l'application étaient opérationnels. 
"Quand il y a le feu, les forces s'unissent", c'est ainsi que Reto Schubnell décrit le travail effectué lors de ce premier week-end. Les deux parties ont massivement tiré à la même corde et, en 48 heures, une plateforme facile à utiliser a été mise en place, qui répondait parfaitement aux exigences du canton de Thurgovie en matière d'organisation des interventions. Schubnell dresse le bilan : "Nous avions les bonnes personnes dans le bateau au bon moment, il faut le dire".

Enregistrement simple des bénévoles

Au cours des semaines et des mois suivants, le nombre de personnes inscrites est passé à 2 000, puis à 3 000, et les lieux d'intervention se sont également diversifiés. Outre l'envoi d'assistants expérimentés dans les hôpitaux et autres établissements de santé, une ligne d'assistance Corona a par exemple été mise en place pour le canton. De nombreux étudiants en médecine y sont affectés et mettent à profit leurs connaissances pour répondre aux questions de la population sur Corona.
Tous les bénévoles ont pu être enregistrés de manière simple grâce au logiciel Staffcloud. Ils ont reçu un lien vers l'application et ont pu s'enregistrer en indiquant leurs horaires de travail possibles et leurs qualifications. L'offre et la demande ont été et sont toujours mises en relation par un simple clic, ce qui permet de décharger de nombreuses institutions dans le canton de Thurgovie. Les communes peuvent également avoir accès au pool de personnel.

 Serein avant la deuxième vague

Avant une éventuelle deuxième vague à l'automne 2020, le canton se voyait donc bien placé. Il était évident qu'il était possible de gérer confortablement de grandes quantités de données et que les changements fréquents de personnes et de temps d'intervention ne posaient pas de problème. Les processus ont pu être réorganisés et, grâce à l'interface avec la comptabilité salariale, également intégrée entre-temps, le décompte est également simple. "Nous n'avons plus peur d'être dépassés", déclare Schubnell. La manipulation via l'application est simple et il y a eu très peu de problèmes dans l'ensemble. Un "service desk" spécialement mis en place au début s'est avéré inutile. 

Entre-temps, d'autres organisations communales et cantonales suisses ont pu profiter des bonnes expériences du canton de Thurgovie avec le logiciel Staffcloud.

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