Staffcloud gaat ervan uit dat werknemers algemeen beschikbaar zijn. Daarom ontvangen werknemers uitnodigingen voor vacatures wanneer hun kwalificaties geschikt zijn. Als een werknemer deze uitnodigingen niet wil ontvangen, kan hij/zij een individuele of terugkerende periode blokkeren (bijv. elke maandag van 9.00 tot 12.00 uur) en zichzelf gedurende deze periode onbeschikbaar maken voor zijn/haar werkgever.
Of afwezigheden nu eenmalig of terugkerend zijn - ze toevoegen aan de kalender is eenvoudig. Na slechts één klik op de gewenste datum in de kalender verschijnt er een pop-upvenster. Nu hoeven werknemers alleen nog maar de reden en duur van hun afwezigheid toe te voegen en het is meteen zichtbaar voor henzelf en hun werkgever. Er kan dus rekening mee worden gehouden bij het plannen van opdrachten, want alleen degenen die in het systeem als beschikbare medewerkers zijn gemarkeerd, ontvangen uitnodigingen voor vacatures.