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Nur 48 Stunden. Genau ein Wochenende hatte Staffcloud im Frühjahr 2020 Zeit, um für den Kanton Thurgau eine Plattform aufzusetzen, mit der zunächst 1.000, später 3.000 Hilfskräfte im Einsatz gegen Covid-19 koordiniert wurden. 


Im März 2020 musste es schnell gehen. Die Pandemie war endgültig in Europa angekommen und auch im Kanton Thurgau in der Schweiz bereitete man sich auf Tausende Corona-Fälle vor. Den Verantwortlichen war klar, dass man in dieser Krise auf jeden Fall zusätzliches und flexibles Personal im Gesundheitswesen benötigen würde, und zwar ehrenamtliche und bezahlte Kräfte. Reto Schubnell, Projektleiter im Kantonalen Führungsstab, und sein Team starteten einen Helferaufruf und schon nach drei Tagen hatten sich über 1.000 Personen gemeldet.


Die richtigen Partner fanden sich

Mit einem solchen Andrang innerhalb kurzer Zeit hatte der Kanton nicht gerechnet und Schubnell realisierte, dass die Koordination dieser Personen „mit Excel wahrscheinlich schlecht funktionieren würde“ und man professionelle Unterstützung benötigte. Also recherchierte das Team, welche Software dafür am besten geeignet war und schon nach wenigen Tagen war man sich mit Staffcloud einig. An einem Freitagabend erhielten diese die Zusage und bereits am Montagmorgen war die Software einschließlich der App im Einsatz. 
„Wenn’s brennt, tun sich die Kräfte zusammen“, beschreibt Reto Schubnell die Arbeit an diesem ersten Wochenende. Beide Seiten zogen massiv an einem Strang und innerhalb von 48 Stunden wurde eine leicht zu bedienende Plattform aufgesetzt, die die Anforderungen des Kantons Thurgau im Hinblick auf die Einsatzorganisation voll erfüllte. Schubnell bilanziert: „Wir hatten die richtigen Leute im richtigen Moment im Boot, das muss man schon sagen.“


Unkomplizierte Erfassung der Helfer und Helferinnen


Im Laufe der nächsten Wochen und Monate erhöhte sich die Zahl der registrierten Personen erst auf 2.000, dann auf 3.000, und auch die Einsatzorte wurden vielfältiger. Neben der Entsendung erfahrener Helfer und Helferinnen in Spitäler und andere Einrichtungen des Gesundheitswesens wurde beispielsweise auch eine eigene Corona-Hotline für den Kanton eingerichtet. Hier sind viele Medizinstudenten und -studentinnen eingesetzt, die mit ihrem Fachwissen die Fragen der Bevölkerung rund um Corona beantworten.
Alle Helfer und Helferinnen konnten mit der Staffcloud-Software auf unkomplizierte Art erfasst werden. Sie erhielten einen Link zur App und konnten sich dann mit ihren möglichen Arbeitszeiten und Qualifikationen registrieren. Angebot und Nachfrage wurden und werden per Klick zusammengebracht und entlasten zahlreiche Institutionen im Kanton Thurgau. Auch Gemeinden können auf den Personalpool zugreifen.

 
Gelassen vor der zweiten Welle


Vor einer möglichen zweiten Welle im Herbst 2020 sah sich der Kanton deshalb gut aufgestellt. Es war offensichtlich, dass man große Datenmengen komfortabel verwalten konnte und auch häufig wechselnde Personen und Einsatzzeiten kein Problem darstellten. Die Prozesse konnten neu organisiert werden und mit der mittlerweile ebenfalls integrierten Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung ist auch die Abrechnung einfach. „Wir haben keine Angst mehr, überrollt zu werden“, sagt Schubnell. Das Handling über die App ist einfach und es gab insgesamt sehr wenige Probleme. Ein anfangs eigens eingerichteter „Service Desk“ erwies sich als unnötig. 


Von den guten Erfahrungen des Kantons Thurgau mit der Staffcloud Software konnten inzwischen auch andere Schweizer kommunale und kantonale Organisationen profitieren.

Wie managet man 3000 Helfer in der Coronakrise? Gespräch mit Reto Schubnell 

 

 

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