BSC Young Boys

Serie-kampioenen Young Boys Bern spelen niet alleen groots op het veld. Op wedstrijddagen zorgen ongeveer 400 tijdelijke medewerkers in kiosken, VIP-boxen en het à la carte restaurant voor het fysieke welzijn van de voetbalfans. Meesterlijke planning en tijdregistratie zijn essentieel om alles soepel te laten verlopen.

Het einde van een partnerschap was het begin van iets nieuws

Tot eind 2022 werd de catering bij BSC Young Boys geëxploiteerd in het kader van een joint venture tussen YB Gastro en de SV Group. Na afloop van de joint venture-overeenkomst was het voor YB Gastro echter duidelijk dat het de moeite waard zou zijn om het inroosteren van het tijdelijke personeel zelf te blijven beheren. Aangezien de eerder gebruikte tool van de SV Group was en veel processen nog steeds handmatig werden uitgevoerd, was een nieuwe oplossing nodig.

Martin Geiger en zijn team gingen na aan welke behoeften de nieuwe oplossing moest voldoen en welke uitdagingen er zouden zijn. "Op basis van deze criteria onderzochten we verschillende systemen en kwamen we tot de conclusie dat Staffcloud eigenlijk precies biedt wat we nodig hebben," zegt Martin Geiger.

De uitdaging: 1200 tijdelijke medewerkers enthousiast maken voor een nieuw systeem

Aan het begin van het project had YB ongeveer 1.200 tijdelijke medewerkers in zijn database. Medewerkers van de afdelingen catering, fanshop en beveiliging moesten worden omgeschoold voor het nieuwe systeem. Het is niet verwonderlijk dat zo'n verandering met zo'n aantal medewerkers niet zonder achtergrondgeluiden verloopt.

Volgens Martin Geiger zagen velen de extra voordelen relatief snel, maar sommigen vonden het moeilijk om zich het nieuwe systeem eigen te maken. Bij YB Gastro werd dit opgelost met veel gesprekken waarin deze teamleden de specifieke voordelen werden getoond die de nieuwe softwareoplossing hen biedt.

Een fundamenteel probleem was dat sommige medewerkers de processen waaraan ze gewend waren niet wilden opgeven. Ze moesten daarom leren "in een nieuw systeem te denken", zoals Martin Geiger zegt. Ook deze uitdaging is al lang overwonnen.

Veel communicatiekanalen werden één

Staffcloud heeft YB Gastro in staat gesteld om de laatste handmatige processen te vervangen door digitale, en dus efficiëntere, oplossingen. De communicatie, die voorheen via allerlei kanalen verliep, verloopt nu via één platform, "wat leidt tot een zeer overzichtelijke planning."

Ook de export van salarisgegevens vereenvoudigt het werk: voor de introductie van Staffcloud werd dit handmatig door de medewerkers ingevoerd, overgezet naar Excel-lijsten en vervolgens door de HR-afdeling in het salarisadministratiesysteem getypt. Nu worden de werktijden digitaal geregistreerd en geëxporteerd.

Deze gegevensexport kan vervolgens direct in de salarisverwerking worden geïmporteerd. De software biedt ook meer zekerheid bij de planning, omdat werknemers hun eigen werk niet meer op korte termijn kunnen afzeggen.

Lessen uit het veranderingsproces: neem geen oude gewoonten over in nieuwe systemen 

De software omschakeling heeft YB veel voordelen gebracht en Martin Geiger heeft ook een aantal lessen geleerd uit deze verandering. "Bij zo'n grote verandering raad ik aan om vanaf nul te beginnen." In plaats van te proberen de oude manier van werken over te zetten naar een nieuw systeem, is het beter om nieuwe processen te ontwikkelen. Anders zullen noch de gewenste efficiëntiewinst noch de verwachte kostenbesparingen werkelijkheid worden.

Voor YB Gastro was de omschakeling zo de moeite waard dat er nu al nieuwe plannen worden gemaakt. Het plan voor de toekomst is om het tijdelijke personeel bij andere bedrijven onder te brengen en hen, als zij dat willen, aan meer werk te helpen. Dit zal de aantrekkelijkheid van BSC Young Boys als werkgever voor flexmedewerkers verder vergroten.