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Können wir Staffcloud auf unsere Bedürfnisse anpassen?
Selbstverständlich! Sie bestimmen, u.a. welche Datenfelder Sie von Ihren Mitarbeitern benötigen, und wir helfen Ihnen dabei, diese Felder korrekt zu konfigurieren.
Zudem helfen wir Ihnen, Ihre bestehenden Prozesse bestmöglich innerhalb von Staffcloud abzubilden und diese mit möglichen Schnittstellen zu verbinden.
Müssen wir kostenpflichtige Onboarding-Leistungen (Setup & Schulung) in Anspruch nehmen?
Nicht unbedingt. Sie können sofort mit unserer kostenlosen Version starten. Wir empfehlen aber den meisten neuen Kunden unser strukturiertes Onboarding, damit Ihnen der Schritt in die Einsatzplanung von Anfang an gelingt.
Aus der Erfahrung wissen wir, dass die ersten Wochen zentral für die erfolgreiche Einführung von Staffcloud sind. Wir unterstützen Sie bei dieser Einführung sehr eng und Sie erhalten dabei professionelle Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer Prozesse.
Es geht darum, die Planungsprozesse in Ihrem Unternehmen stark zu optimieren und zu automatisieren. Das lässt sich mithilfe der Schulungsprogramme von Staffcloud und mit unseren Beratern, die Sie persönlich unterstützen, am schnellsten bewerkstelligen.
Hilft uns Staffcloud, die gesetzlichen Arbeitsvorschriften einzuhalten?
Ja. Gesetzliche Anforderungen in den Bereichen der Arbeitszeiten und Arbeitsformen stellen Unternehmen immer wieder vor grosse Herausforderungen.
Automatische Warnmeldungen stellen die gesetzeskonforme Umsetzung sicher. So können unter anderem kurzfristig Beschäftigte (z.B. 70 Tage im Jahr) oder geringfügig Beschäftige (538 Euro pro Monat) spielend so lange eingesetzt werden, wie erlaubt.
Können wir von überall auf Staffcloud zugreifen?
Ja – von überall, wo Sie eine Internetverbindung haben. Ihre Mitarbeiter können sich mit der Gratis-App (iOS und Android) jederzeit mobil einen Überblick über die angebotenen Einsätze machen und sich darauf bewerben.
Wie werden die Löhne übermittelt?
Staffcloud sammelt alle nötigen Angaben, um eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung zu erstellen. Dazu gehören die Arbeitszeit, die Stundenlöhne mit allem, was dazu gehört, wie z.B. Nachtzuschläge, Kilometergeld, Spesen, Sonderzahlungen und Feiertagszuschläge.
Die gesammelten Daten können Sie dann über eine Schnittstelle oder einen Export (XLS, CSV, JSON-File) an eine Lohnverarbeitungs-Software übermittelt werden. Ein Vorgang, der nur wenige Minuten dauert.
Können die Löhne je nach Einsatz angepasst werden?
Ja. Jeder Mitarbeiter erhält ein Lohnprofil. Dieses kann jederzeit mit einem anderen Lohnprofil für einen speziellen Einsatz ausgetauscht werden.
Wie hilft uns Staffcloud, neue Mitarbeiter zu rekrutieren?
Ein zweistufiger Bewerbungsprozess hilft Ihnen, den Datenfluss zu steuern. Das Online-Bewerbungsformular gestalten Sie nach Ihren Bedürfnissen und können es in Ihre Website integrieren. Das Bewerbermanagement für Vorstellungsgespräche oder Castings beschleunigt zudem den Einstellungsprozess.
Müssen wir für Pro oder Enterprise ein Jahr im Voraus zahlen?
Nein, Sie können vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich bezahlen. Verträge für Staffcloud Pro und Enterprise werden jedoch standardmässig auf einer jährlichen Basis abgeschlossen.
Nach unserer Erfahrung haben Kunden, die sich für ein ganzes Jahr zur Benutzung von Staffcloud verpflichten, langfristig die besten Chancen, ihre Personaleinsatzplanung zu automatisieren. Und da Ihr langfristiger Erfolg unser primäres Ziel ist, bemühen wir uns, eine Herangehensweise zu fördern, die diesem Ziel gerecht wird.
Gibt es Strafgebühren, wenn ich unsere Kontingente beim Mitarbeiter-Pool oder den Einsatzstunden überziehe?
Nein, aber die Gebühren für Staffcloud orientieren sich an der Nutzung und dem Wachstum Ihres Unternehmens.
Staffcloud hält Sie stets über Ihre Nutzung auf dem Laufenden. Sollten Sie Ihr Kontingent aufgebraucht haben, dann besteht die Möglichkeit, weitere Volumen dazu zu buchen.
Welcher Support wird für Staffcloud geboten?
Für Kunden von Staffcloud Professional und Enterprise ist Support via E-Mail und Telefon in ihren Abonnementsgebühren enthalten.
Die Mitarbeiter im Kundendienst von Staffcloud versuchen, alle Support-Anfragen innerhalb eines Arbeitstages zu beantworten. Staffcloud bietet weitergehenden, individuellen Support an. Bitte kontaktieren Sie uns gerne dazu.
Welche Arten der Zeiterfassung stellt Staffcloud zur Verfügung?
Staffcloud bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten an, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen:
- Check-ins: Ihre Mitarbeiter zücken bei Arbeitsstart, Pause und Arbeitsende ihr Smartphone und scannen einen QR-Code.
- Zeitstempel: Ihre Mitarbeiter übermitteln Ihnen aus der Mitarbeiter App heraus sogenannte Zeitstempel (z.B. Start, Pause, Ende). Geo- und Zeitdaten werden übermittelt.
- Arbeitsdatenvorschläge: Aus der App oder vom Desktop, kann der Mitarbeiter seine Arbeitsdaten übermitteln.
- Teamleader-App: Ihr Chef oder Ihre Chefs vor Ort führen die Zeiterfassung digital auf ihrem Handy durch
- Händische Erfassung: Übertragen Sie die händisch erfassten Arbeitszeiten in Staffcloud.
Welche Art der Zeiterfassung eignet sich für unsere Branche am besten?
- Übermittlung der Arbeitsdaten-Vorschläge: Promotion, NGO, Gesundheitswesen, Detailhandel, Gebäudedienstleister, Security-Firmen
- Live-Stamps: Promotion, Detailhandel
- QR-Code-Scannen: Sportarenen, Event Locations, Messen, Hotels, Catering, Gesundheitswesen, Detailhandel
Lässt sich die übermittelte Arbeitszeit des Mitarbeiters nachträglich vom Administrator bearbeiten?
Ja. Unabhängig davon, für welche Art der Zeiterfassung Sie sich entscheiden, haben Sie als Administrator immer die letzte Entscheidung in der Hand und können Arbeitszeiten anpassen oder übernehmen. Erst von Ihnen freigegebene Arbeitszeiten können nicht mehr verändert werden. Diese Daten fliessen dann in Ihre Lohnverrechnung ein.
Kann die übermittelte Arbeitszeit nachträglich vom Mitarbeiter bearbeitet werden?
Nein. Sobald der Mitarbeiter die Daten fertig erfasst hat, kann er diese bestätigen und übermitteln. Anschliessend ist keine Bearbeitung durch den Mitarbeiter mehr möglich.
Je nach Kundenauftrag und Event eignet sich für uns ein anderes Modul für die Arbeitsdaten-Erfassung. Können wir mehr als ein Modul auswählen?
Ja, Sie können diejenigen Module für Ihre Staffcloud-Lösung auswählen, welche sich für Ihre Branche eignen.
Kann der Mitarbeiter erinnert werden, seine Arbeitszeiten zu erfassen?
Ja, dies geschieht über automatische Mitteilungen. Sie können dies selbst konfigurieren.
Lässt die Zeiterfassung Toleranzen zu, wenn jemand zu früh oder zu spät eincheckt?
Sie konfigurieren selbst, ab wann ein Mitarbeiter ein- und auschecken kann. Sollten Sie auf diese Einstellung verzichten, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, übermittelte Arbeitszeiten anzupassen.
Wir haben bereits eine elektronische Zeiterfassung. Lässt sich diese mit Staffcloud verbinden?
Ja. Staffcloud verfügt über eine generische Schnittstelle, die den Import von Arbeitsdaten zulässt. Für detaillierte Infos gibt Ihnen unsere Entwicklungsabteilung gerne Auskunft.
Für wen lohnt sich Staffcloud?
Für alle Firmen und Unternehmen, die Mitarbeiter im Stundenlohn beschäftigen und dabei auf einen eigenen Pool zurückgreifen. Manche nennen ihn Springerpool, andere Aushilfepool oder Mitarbeiter auf Abruf.
Das können Unternehmen aus den Branchen Personaldienstleistung, Catering, Hotel, Promotion, Stadien, Gesundheitswesen, Reinigung und Unterhalt, Bau, Sicherheit, Flughafen, Fähren oder Call-Center sein.
Was unterscheidet einen herkömmlichen Schichtenplaner von Staffcloud?
In der Regel werden Schichtenplaner für Festangestellte verwendet. Der Abteilungsleiter (Planer) teilt die Mitarbeiter den einzelnen Schichten zu und teilt dies dann den Mitarbeitern mit. Bei diesem Vorgang sind dem Planer die Verfügbarkeiten seiner Mitarbeiter bekannt.
Ganz anders ist die Ausgangslage bei Kunden, die Staffcloud nutzen. Bei Ihnen wissen die Planer von den meisten Mitarbeitern nicht, ob sie verfügbar sind und ob sie überhaupt qualifiziert sind.
Diese völlig unterschiedliche Ausganglage setzt auch eine andere Form der Planung voraus. Bei Staffcloud werden aus einem Pool an Mitarbeitern ausgewählte Personen für Einsätze angefragt. Wer Zeit hat, meldet sich dann auf diesen Job und kann vom Planer eingeteilt werden.
Ein Mitarbeiter ist für einen Einsatz nächsten Mittwoch eingeplant. Nun hat er sich aber für ein anderes Projekt angemeldet, das ebenfalls nächsten Mittwoch stattfindet, weil er dort auch arbeiten möchte. Was mache ich jetzt?
Staffcloud warnt Sie, dass der Mitarbeiter bereits woanders eingeteilt ist. Sie können dann entscheiden, für welches Projekt Sie ihn einteilen möchten. Das System lässt auch Mehrmals-Einteilungen zu, warnt Sie aber mit einer Meldung.
Die Zeiten für einen Einsatz haben sich plötzlich geändert. Wie werden unsere Mitarbeiter informiert?
Sobald Sie in der Einsatzplanung die Einsatzzeiten verändern, werden die betroffenen Mitarbeiter automatisch per E-Mail und Push-Nachricht über die Änderungen informiert.
Ein Mitarbeiter fährt 3 Wochen in den Urlaub und hat immer am Mittwoch Uni. Wie hilft mir das System, dass er in dieser Zeit nicht unnötig für Jobs angefragt wird?
Staffcloud verfügt standardmässig über einen sogenannten Verfügbarkeits-Kalender. Kann ein Mitarbeiter während einer bestimmten Periode nicht für Sie tätig sein, trägt er diese Abwesenheit in den Kalender ein und wird dann für Jobs in dieser Periode nicht angefragt. Zur Not können Sie die Abwesenheit auch für Ihren Mitarbeiter selbst eintragen.
Die Mitarbeiter möchten Ihre Verfügbarkeiten anmelden. Wie geht’s?
Staffcloud macht sich einen anderen Ansatz zu nutze. Grundsätzlich geht das System davon aus, dass der Mitarbeiter verfügbar ist. Wenn der Mitarbeiter von Ihnen für einen Job angefragt wird und er Zeit und Lust hat, bewirbt er sich auf diesen Job. Sie können Ihn dann einteilen. Diese Methode erspart mühselige Excel-Listen, in die sich ständig ändernde Verfügbarkeiten eingetragen werden müssen. Staffcloud funktioniert wie ein interner Marktplatz für Jobs. Diese Methode beschleunigt Ihre Einsatzplanung, denn wenn der Job mit genügend Personal bestückt ist, können Sie ihn für weitere Bewerbungen schliessen.
Wer ein, zwei Mal für einen Job zu spät kommt, wird sich künftig schneller um Jobs bemühen.
Wie erfahren die Mitarbeiter von neuen Einsätzen?
Sobald Sie einen neuen Job/Einsatz aufschalten, werden die Mitarbeiter über die App (Push-Nachricht) und automatisierte E-Mails darüber informiert. Nun können sich die Mitarbeiter auf diese Einsätze anmelden rsp bewerben.
Welche Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen bestehen?
Die Mindest-Vertragslaufzeit beträgt ein Jahr. Die Verträge enden nach der Vertragslaufzeit und müssen nicht gekündigt werden. Möchten Sie Mehrjahresverträge mit uns schliessen, dann kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen weiterhelfen können.
Was macht die Einsatzplanungs-Software Staffcloud so besonders?
Die Einsatzplanungs-Software Staffcloud zeichnet sich durch eine sehr flexible Disposition aus - insbesondere bei der Einsatzplanung von flexiblen Mitarbeitern. Die Software bietet leistungsstarke Funktionen zur Disposition und zum Mitarbeitermanagement. Sie ermöglicht zudem eine einfache Integration in bestehende Systeme und umfassende Reporting-Funktionen zur Optimierung von Personalprozessen.
Ist Staffcloud kostenlos?
Es gibt eine kostenlose Version, mit der bis zu 300 Einsätze geplant werden können.
Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen die Arbeitszeiten und den Einsatz seiner Mitarbeiter plant, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Dieser Prozess umfasst die Festlegung von Arbeitszeiten, Schichten, Urlaubstagen und anderen Aspekten des Personaleinsatzes. Das Hauptziel der Personaleinsatzplanung ist es, für mehr Effizienz zu sorgen, Arbeitskosten zu optimieren und sicherzustellen, dass die Arbeitskräfte den betrieblichen Anforderungen entsprechen. Moderne Softwarelösungen wie Staffcloud unterstützen Unternehmen dabei, diesen Prozess effizienter und genauer zu gestalten.
Welche Angaben muss die Personaleinsatzplanung beinhalten?
Die Personaleinsatzplanung umfasst die Zuweisung von Arbeitszeiten, Schichten und Aufgaben sowie die Berücksichtigung von Urlaub und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Sie muss gesetzliche Anforderungen, Budgetvorgaben und den Ressourcenbedarf beachten. Moderne Personaleinsatzplanungs-Software wie Staffcloud unterstützt Unternehmen dabei, diese Informationen effizient zu verwalten und den Arbeitsprozess zu optimieren.
Wie funktioniert die optimale Personaleinsatzplanung?
Die optimale Personaleinsatzplanung beginnt mit der genauen Erfassung der Arbeitsanforderungen und des Arbeitsvolumens. Anschliessend werden Mitarbeiterqualifikationen und Verfügbarkeiten berücksichtigt, um sie effektiv den Aufgaben und Projekten zuzuweisen. Dabei werden gesetzliche Vorschriften und Budgetgrenzen eingehalten. Eine Personaleinsatzplanungs-Software kann dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren und zu optimieren und dabei Kosten einzusparen.
Wie funktioniert Personaldienstleister-Software?
Software für Personaldienstleister dient der Optimierung von Arbeitsprozessen in Personaldienstleistungsunternehmen. Sie verwaltet Bewerberdaten und erleichtert die Zuordnung qualifizierter Bewerber zu offenen Stellen. Zudem vereinfacht sie Kundenbeziehungen und ermöglicht eine effiziente Einsatzplanung bei der Personalüberlassung. Die Software gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Anforderungen und bietet Möglichkeiten zur Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse.
Flexible Einsatzplanung – Was ist das Besondere daran?
Eine flexible Einsatzplanung ermöglicht es, Schichten und Aufgaben rasch anzupassen, um schnell auf neue Anforderungen zu reagieren. Es ist dabei hilfreich, Rückfallpläne und Reservemitarbeiter zu haben, um Ausfälle zu kompensieren. Der langfristige Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen lässt sich verbessern, wenn Vorfälle gut dokumentiert und Lehren daraus gezogen werden.
Wie optimiere ich den Einsatzplan für eine gleichmässige Auslastung?
Um für eine optimale Auslastung zu sorgen, sollten Sie den Arbeitsbedarf analysieren, auf faire Schichtrotation achten und Ruhepausen einplanen. Setzen Sie auf flexible Arbeitszeiten und nutzen Sie moderne Technologie. Einsatzplanungssoftware wie Staffcloud kann dabei helfen, die Arbeit effizient zu verteilen. Regelmässiges Mitarbeiterfeedback und eine kontinuierliche Überprüfung der Arbeitspläne können ebenfalls entscheidend sein, um eine faire Verteilung zu gewährleisten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Wie kann ich die Kommunikation des Einsatzplans an die Mitarbeiter effektiv gestalten?
Eine effektive Kommunikation des Einsatzplans an die Mitarbeiter erfordert klare und rechtzeitige Mitteilungen, die idealerweise digital über mobile Apps erfolgen. Staffcloud bietet dazu eine Einsatzplanungs-App an. Individuelle Benachrichtigungen und Feedback-Möglichkeiten schaffen Klarheit und Zufriedenheit unter Mitarbeitern. Eine offene Kommunikationskultur und regelmässige Schulungen sind ebenfalls wichtig, um eine effiziente Nutzung der Kommunikationsmittel sicherzustellen.
Was tue ich, wenn unvorhergesehene Ereignisse den Einsatzplan beeinflussen?
Eine schnelle Kommunikation mit dem Team ist entscheidend, um Änderungen sofort bekannt zu geben. So wird der Effekt unvorhergesehener Ereignisse auf den Einsatzplan minimiert. Mithilfe einer flexiblen Einsatzplanung können Schichten und Einsätze ausserdem schnell angepasst werden. Ein Mitarbeiterpool hilft dabei, Ausfälle zu kompensieren.
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