GMS Gourmet

Was hat Österreichs grösstes Fussballstadion, die Wiener Staatsoper und der Wiener Rathauskeller gemeinsam? Alle sind sie mit dem Caterer GMS Gourmet verbunden. Bei der unternehmensweiten Einführungen von Staffcloud wurden unterschiedliche Kulturen unter einen Hut gebracht.

Wer das Café Schwarzenberg, die Wiener Stadthalle oder das Ernst Happel Stadion besucht, wird von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin von GMS Gourmet bedient. Neben etwa 1’700 Festangestellten sind daher in der Sparte Gastronomie & Kulturstätten noch einmal circa 1’500 Aushilfskräfte beschäftigt, die entsprechend geplant werden müssen.   

Einsatzplanung in Excel war nicht mehr tragbar 

Bei dieser grossen Anzahl an Hilfskräften war die Planung mit Excel-Listen extrem mühselig und beanspruchte viel Zeit. Allein das Versenden von Nachrichten an so viele Mitarbeiter auf einmal bedeutete einen riesigen Verwaltungsaufwand. Nach einer Veranstaltung mussten die Daten dann entsprechend aufbereitet werden, um an die Lohnabrechnung übergeben zu werden. Laut Stephan Glas waren damit mehrere Mitarbeiter “tagelang beschäftigt”. Angesichts dieses bürokratischen Aufwands musste eine Digitalisierung stattfinden und GMS Gourmet entschied sich dafür, die Corona-Zeit aktiv für diese Umstellung zu nutzen. 

Die Suche nach dem richtigen Tool

Das Unternehmen rief ein Projektteam ins Leben, das sich intensiv mit der Frage beschäftigte, welches Tool für die Eventplanung am besten geeignet wäre. Dort prallten regelrecht Welten aufeinander, da es für einige operative Planer wichtig war, alles möglichst vollständig zu automatisieren, während andere es für unnötig hielten, überhaupt ein Software-Tool einzuführen.  

Dies ist sicherlich der Vielseitigkeit der Locations von GMS Gourmet geschuldet, die eben auch unterschiedliche Ansprüche an die Planung mit sich bringen. Daneben waren auch Mitarbeiter aus der Lohnabrechnung mit im Boot, die sich wiederum einen stärkeren Fokus auf eine möglichst unkomplizierte Abrechnung wünschten. Letztlich konnte Staffcloud punkten, weil das Tool Vereinfachungen in einem grösstmöglichen Bereich bot. 
 

Bessere Mitarbeiterbeziehung durch Digitalisierung 

Wie Stephan Glas beschreibt, wird es durch die Corona-bedingten Veränderungen des Arbeitsmarkts immer schwieriger, Arbeitnehmer von Personaldienstleistern zu beziehen. Arbeitgeber müssen mittlerweile Anreize bieten, um Mitarbeiter zu bekommen und vor allem auch zu behalten. Da hilft es, nicht nur eine grosse Datenbank an möglichen Aushilfen zu haben, sondern diesen auch regelmässig auf relativ einfachem Weg Arbeit anbieten zu können. 

Staffcloud konnte viele Prozesse in diesem Bereich automatisieren, sodass sich nun beim persönlichen Kontakt nicht mehr alles nur noch um den Einsatz dreht. Dadurch wurden auch Lücken in der Mitarbeiterkommunikation bei GMS Gourmet entdeckt und geschlossen. So wurde eine dedizierte E-Mail-Adresse eingerichtet, an die sich Aushilfen bei jeglichen Fragen rund um ihre Arbeit wenden können. 

Technologie eröffnet neue Resourcen-Planung - zur Freude der Mitarbeiter 

Durch die zentralisierte Organisation der Mitarbeiter in Staffcloud bleibt GMS Gourmet mehr Zeit zur Optimierung. Um auf dem zunehmend schwierigen Arbeitsmarkt mitzuhalten, arbeitet das Unternehmen daher aktuell an einer Lösung, mit der Arbeitnehmer verstärkt an verschiedenen Locations eingesetzt werden können, um ihnen so mehr Einsätze vermitteln zu können. Dazu sollen interne Schulungen genutzt werden und auch die Bewertungsfunktion in Staffcloud soll vermehrt zum Einsatz kommen.  

 
Daneben hat die Software-Einführung eine Reihe an Veränderungen mit sich gebracht, die vor allem zu Zeitersparnissen führen - von einem schnelleren Bewerbungsprozess dank entsprechendem Feature in Staffcloud über eine vereinfachte Anmeldung der Mitarbeiter bei den entsprechenden Versicherungen bis hin zum schnellen Export aller Lohndaten. GMS Gourmet hat in vielen Bereichen an Effizienz gewonnen und zeigt damit, dass es sich lohnt, in eine neue Software zu investieren. 

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